TOP 5 des raisons de ne plus utiliser Excel pour votre pricing

Une de nos premières questions aux distributeurs que nous rencontrons, c’est évidemment, “Quel outil utilisez-vous pour faire votre pricing ?”. Question classique. La réponse l’est souvent tout autant.

Il y a les distributeurs qui annoncent directement que tout se passe sur Excel. Et puis il y a ceux qui disent avoir investi dans des outils et des développements additionnels dans leurs ERP. Mais généralement, ceux-là terminent toujours par nous dire, légèrement désabusés “finalement, on est obligés de revoir tout sur Excel à la fin”.

Excel (et GoogleSheet) sont des outils exceptionnels : ils permettent de stocker, organiser et analyser vos données de manière efficace. Ils offrent une variété de fonctionnalités : le tri, le filtrage, le regroupement, les macros ou encore la création de tableaux et de graphiques pour visualiser les tendances et les modèles dans les données. 

Le hic, c’est que dès qu’on atteint un certain niveau de sophistication dans nos stratégies de prix, l’utilisation d’Excel devient douloureuse. L’outil idéal (Mercio 😉) vous fait de l’œil, mais abandonner vos tableurs peut être intimidant. Pour vous convaincre, nous avons donc rassemblé notre TOP 5 des bonnes raisons de quitter Excel pour fixer vos prix.

1. Vous faites des erreurs de pricing sans même vous en rendre compte

« Le danger, ce n’est pas ce qu’on ignore, c’est ce que l’on tient pour certain et qui ne l’est pas. »

Mark Twain

Citer Mark Twain est sans doute un peu snob dans un article sur le pricing, j’en conviens. Il me semble toutefois que cette citation est à propos lorsqu’on parle des limites d’Excel.

Un pack familial au prix/kg plus cher que le petit format, le non-respect du SRP, une augmentation de prix à 3 jours d’une promo… Toutes ces erreurs peuvent être considérées par les clients ou par la loi comme des fautes. Or, ce sont des erreurs. Nous n’y voyons aucune malignité, mais plutôt le fruit d’une solution de pricing sans garde-fou, aux formules devenues illisibles, et dont la maintenance laisse à désirer.

Les erreurs de frappe, de sélection et les omissions peuvent facilement se produire lors de la saisie de grandes quantités de données. Les formules et fonctions d’Excel peuvent être mal utilisées ou mal comprises, ce qui entraîne des erreurs de calcul et des résultats incorrects.

Aussi, après le peaufinage successif d’une même formule par plusieurs collaborateurs, plus personne ne sait exactement ce que la formule devait modéliser au départ. Et trouver les sources d’erreurs revient à chercher une aiguille dans une meule de foin.

2. La performance d’Excel ne vous permet pas de tester une multitude de scénarios

Le pricing est un arbitrage entre la compétitivité et la marge. Dans le pricing, la comparaison de scénarios est donc indispensable : elle permet de connaître les options d’arbitrage possibles. Les équipes pricing les plus avancées présentent à leurs directions plusieurs options de politiques-prix, qui rendent compte de l’investissement en marge prévu, de la rentabilité du modèle proposé, et de l’effet sur les indices-prix (l’attractivité).

Mais sur Excel, il est impossible de construire sereinement de telles analyses. Les feuilles de calcul Excel ont une taille de fichier maximale de 4 Go, la quantité de données analysées est donc fortement limitée. De plus, les performances d’Excel se dégradent considérablement lorsqu’il est utilisé avec de grands ensembles de données. Vos analyses deviennent alors lentes et impraticables.

Aussi, vos rapports à votre direction impliqueront plusieurs scénarios différents avec des changements de variables complexes. Excel peut devenir difficile à utiliser pour gérer de nombreux scénarios et suivre les différentes hypothèses.

Enfin, quand bien même vous aurez passé des heures à peaufiner vos modèles pour obtenir un rapport d’analyse What-If, votre compréhension des différents scénarios restera limitée. Les axes d’analyse que vous n’aurez pas anticipés ne pourront pas être déployés et vous vous trouverez fort dépourvus lorsque votre direction vous posera des questions qui sortent des clous.

Par exemple “Dans ton deuxième scénario, qu’est-ce qu’il se passe si on passe en prix national sur la MDD ?”. Ou encore “Et si on se positionne à 1,02 sur price-leader plutôt qu’à 1,01, on sera à quel niveau de marge ?”. Sur Excel (ou un outil n’offrant pas la performance nécessaire), répondre à ces questions vous prendra plusieurs heures. Sur Mercio, cela ne prend que quelques minutes et peut être fourni à votre direction en séance.

3. Excel vous force à simplifier votre approche du pricing, et c’est la qualité de vos prix qui trinque

Le pricing, comme toutes les disciplines de la grande distribution, doit partir de la réalité du terrain. Votre stratégie de pricing doit convaincre des consommateurs en chair et en os : ils se trouvent dans une zone de chalandise précise, sont influencés par des biais de halo et n’ont pas un comportement totalement rationnel.

La difficulté du pricer sera alors de traduire cette réalité physique et humaine en décisions basées sur des indicateurs quantitatifs fiables. Excel peut être un peu capricieux. Des formules trop complexes et des quantités de données trop importantes vont le mettre en difficulté. Les utilisateurs d’Excel ont intégré cette contrainte, et vont donc largement simplifier leur modélisation de la réalité. Cette simplification aura un impact direct sur la qualité de vos prix.

Afin que mon argument ne reste pas totalement abstrait, prenons l’exemple des tarifs. Souvent, les distributeurs ayant utilisé Excel pendant de nombreuses années utilisent un système de Waterfall. C’est-à-dire que l’enseigne va déterminer un tarif “maître” qui respecte les grands principes de sa stratégie. Ensuite, le pricing va être segmenté par zones tarifaires, indexées sur le tarif standard. Par exemple, le tarif “Pression concurrentielle forte” va correspondre à “Tarif maître x 0.98”.

Faire des tarifs en waterfall est préférable quand on est sur Excel pour 2 raisons : 

• La performance d’excel ne permet pas d’appliquer des logiques sophistiquées de pricing différentes pour un même produit.
• La maintenance est un cauchemar, car ce n’est pas un outil développé pour cela, et on se perd vite dans nos formules.

Les tarifs en waterfall vont donc simplifier la réalité. L’objectif : soulager Excel (ou tout autre logiciel dont la performance n’est pas au rendez-vous) de tâches trop difficiles pour lui.

Seulement, cette concession a un impact direct sur la qualité de vos prix, et donc sur votre performance d’enseigne. La bonne pratique serait, normalement, de vous adosser directement à la réalité terrain de chaque zone de chalandise. Il conviendrait alors de calculer les prix de chaque magasin en mobilisant la donnée concurrentielle correspondante. C’est ce que font les utilisateurs de Mercio, et cela change tout. Cela fera l’objet d’un prochain article.

4. Utiliser Excel crée une dépendance de la qualité de vos prix vis-à-vis de membres de votre équipe

Excel donne l’illusion de disposer d’un contrôle total sur le processus de pricing. Cette illusion est renforcée par la possibilité de voir toutes les formules qui sont appliquées. Pourquoi est-ce que c’est une illusion ? Imaginez que votre pricer démissionne et vous laisse avec ses Excel. Vous vous sentez d’attaque pour tout reprendre ? 

Si les connaissances et l’expertise en matière d’Excel sont concentrées entre les mains de quelques collaborateurs, cela vous rend vulnérable au risque de perte de connaissances si ces personnes quittent l’entreprise. Les modèles auront été peaufinés successivement par de nombreux collaborateurs. Au fil du temps, ils deviennent illisibles et seuls quelques utilisateurs-clé arrivent à se repérer dans les méandres des formules. Des départs dans l’équipe peuvent alors rendre impossibles la maintenance et la mise à jour des modèles Excel existants.

Et même sans parler de départs de collaborateurs. De simples périodes de congés ou d’arrêts de travail peuvent être un risque pour vous. Si des analyses critiques dépendent fortement d’Excel et de quelques utilisateurs clés, la flexibilité et l’agilité de l’entreprise est limitée.

Les arrivées, les départs et les congés font partie de la vie de l’entreprise. Vos modèles de pricing ne peuvent pas présenter de vulnérabilités face à ces événements naturels.

5. Sécurité et intégration

Enfin, parce qu’on se doit de le mentionner, Excel passe entre les mailles de vos vérifications de sécurité IT.

Lorsque nous travaillons avec un nouveau distributeur, un certain nombre de vérifications est effectué pour s’assurer que nous respectons les bonnes pratiques pour la sécurité des données. Et pour cause : le pricing nécessite de manipuler des données sensibles pour les enseignes ! Mais qu’en est-il d’Excel ?

Excel n’offre pas de fonctionnalités de sécurité robustes, ce qui peut rendre les données vulnérables aux accès non autorisés, aux modifications accidentelles ou aux suppressions. Cela peut poser des problèmes de confidentialité et de sécurité des données.

Excel ne dispose pas de fonctionnalités de chiffrement intégrées pour protéger les données. Cela signifie que les données stockées dans des fichiers Excel peuvent être lues par toute personne ayant accès au fichier, même si elle n’a pas le mot de passe.

Enfin, Excel peut être difficile à intégrer avec d’autres systèmes et applications, ce qui peut créer des silos de données et entraver le flux d’informations.

Pour conclure

Que ce soit en raison des risques d’erreurs, des problèmes de performance ou des limites qui vous seront imposées dans votre pricing, Excel n’est plus du tout optimal pour piloter votre pricing.

Pour garder un article digeste, j’ai gardé seulement 5 arguments pour aujourd’hui, mais j’ai d’autres arguments sous le coude. Alors si vous voulez en discuter, n’hésitez pas à me contacter.